Så här kommer du igång
På den här sidan berättar vi kort hur du kommer igång med Dataskyddsverktyget.
Vi demonstrerar gärna fördelarna med tjänsten och hur du börjar använda den genom Teams. Om du vill ha vägledning i hur du använder tjänsten kan du kontakta oss genom att använda formuläret på Xcures kontaktuppgiftslänk eller genom att ringa oss.
Påbörja användning
Du kan bekanta dig med dataskyddsverktyget kostnadsfritt i två veckor. Du kommer att använda den fullständiga versionen av tjänsten under provperioden. Om du är nöjd med tjänsten behöver du bara registrera din faktureringsinformation i dataskyddsverktyget och du kan fortsätta använda det utan avbrott. Kontakta oss om du vill skapa en ny orörd profil till din organisation i slutet av provperioden.
Aktivera tjänsten under alternativet ”Börja använda” där du hittar på registreringsformuläret.
Om du redan har registrerat dig kan du logga in via alternativet "Logga in".
Du kan logga in på systemet med en klassisk kombination av användarnamn och lösenord eller med Microsoft-autentiseringsuppgifter. Microsoft-inloggning är organisationsspecifik och kan aktiveras av organisationens huvudanvändare från organisationens uppgifter.
Påbörja kartläggning
Utred och kartlägg organisationens befintliga dataskyddsdokumentation. Du bör identifiera alla datasystem som din organisation använder, relaterade partner och register över uppgifter.
Lägg till de register som du har identifierat med knappen ”+ Lägg till” i den vänstra menyn, under alternativet ”Kartläggning” och punkten ”Register”.
Gör samma sak för datasystem och partner. Datasystem läggs till i formuläret "Datasystem" och partner till formuläret "Behandlingsparter".
I det första steget fyller du bara i namn och ansvariga person i formuläret. Den ansvarige personen får alltid information om ansvaret via e-post. Du kan lägga till ansvarig person med +-knappen på höger sida av fältet eller som huvudanvändare under organisationens uppgifter.
När du sparat information för första gången kommer du att se fler funktioner i det övre högra hörnet av formuläret, till exempel ”Skriv ut dataskyddspolicy”, ”Ny uppgift” och ”Översättningar”.
Med knappen ”Ny uppgift” skapar du enkelt uppgifter i er organisation till den ansvariga personen med ifrågavarande formulär.
Under knappen "Översättningar" kan du göra översättningar av informationen i formuläret.
Informationsrutorna i formulären ger mer information om vad som menas med varje punkt. Svarta texter är länkar till tilläggsinformation, till exempel innehållet i dataskyddsförordningen.
När uppgifterna i formuläret har fyllts i bör det granskas regelbundet i framtiden. Markera det ifyllda formuläret som granskat och välj en tid för nästa granskning. Om du vill få en e-postpåminnelse om granskning väljer du "Skapa uppgift".
Dataskydd i ordning
- Använd kartläggningsavsnittet för att kartlägga register, datasystem, personuppgiftsbiträden och register som ni är personuppgiftsbiträde för.
- I avsnittet om Riskhantering kartlägger och utvärderar du riskerna för behandling av personuppgifter.
- Använd avsnittet Händelser för att dokumentera de registrerades förfrågningar, säkerhetsöverträdelser och kontakter med myndigheten.
- Du skapar funktionsmodeller som gör det enkelt att säkerställa att alla nödvändiga uppgifter utförs genom att använda uppgifter och årsklocka.
Genom att registrera alla dessa åtgärder uppfyller organisationen dataskyddsförordningens krav på ansvarsskyldighet. Dataskyddsverktyget kräver att man utför en regelbunden granskning av uppgifterna för att säkerställa att dokumentationen hålls uppdaterad.